ЭТрН: самые частые проблемы и их решения. Экспертный взгляд TRUCKER

Антон Грицкевич

Руководитель направления развития продукта TRUCKER

Время прочтения статьи: 4 минуты

В логистике есть вещи, которые должны работать идеально — иначе бизнес теряет деньги и время. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — как раз тот инструмент, который способен сделать процессы не только прозрачными, но и управляемыми и эффективными. Но, как и любой технологический переход, внедрение ЭТрН не обходится без сложностей. Мы в TRUCKER уже прошли этот путь — с пилотами, интеграциями и «граблями». Поэтому разбираем ключевые проблемы, с которыми сталкиваются компании, и даём решения, которые работают на практике.

Не все участники готовы к ЭТрН

Проблема: Для оформления ЭТрН все участники перевозки должны быть подключены к системе электронного документооборота. Если кто-то не готов — процесс встанет.

Как избежать:

Заранее проведите аудит готовности своих контрагентов и партнеров.
Подпишите дополнительные соглашения о переходе на ЭТрН.
Переходите на электронный формат поэтапно: начните с внутренних перевозок, затем подключайте внешних контрагентов.

2. Ошибки при заполнении ЭТрН

Проблема: 12–15% бумажных накладных содержат ошибки, и электронный формат не гарантирует их автоматического исчезновения. Ошибки при заполнении титулов, пропуски обязательных полей, некорректные данные — всё это приводит к возврату документов и задержкам в расчетах.

Как избежать:

Используйте автоматизированные системы, которые подгружают данные из заявок и исключают ручной ввод.
Обучайте сотрудников работе с ЭТрН, особенно нюансам заполнения титулов и особенностям документооборота.

3. Исправление ошибок после подписания

Проблема: Если ошибка обнаружена после подписания титула, исправить её «на лету» не получится — потребуется создать новый файл и парный ему титул. Это увеличивает время на оформление и требует согласованных действий всех участников.

Как избежать:

Внедрите чек-листы для финальной проверки перед подписанием.
Организуйте быстрый канал коммуникации между участниками перевозки для оперативного согласования исправлений.
Ознакомьте сотрудников с регламентом: какие данные можно исправлять, а какие — только через создание новой ЭТрН.

4. Отсутствие или сбои интернет-соединения

Проблема: Водители часто работают в регионах с нестабильным интернетом, а для подписания и отправки ЭТрН связь необходима.

Как избежать:

Используйте мобильные приложения, поддерживающие офлайн-режим с последующей синхронизацией.
Обеспечьте водителей устройствами с устойчивым интернет-модулем и резервными SIM-картами.
Разработайте инструкцию на случай отсутствия связи: как действовать, чтобы не потерять данные и не сорвать сроки.

5. Сложности с изменением статуса груза и частичной приемкой

Проблема: При частичной приемке или возврате груза важно корректно оформить все изменения, чтобы избежать финансовых и юридических споров.

Как избежать:

Используйте функционал ЭТрН для внесения отметок о приемке и возврате.
Согласовывайте действия с грузополучателем и оформляйте акты расхождений (М-7, ТОРГ-2) параллельно с корректировкой ЭТрН.
Контролируйте своевременное обновление статусов в системе.

6. Технические и регламентные ограничения

Проблема: Не все данные можно исправить после подписания; отдельные поля требуют создания новой накладной. Кроме того, регламент может меняться, а требования к формату — обновляться.

Как избежать:

Следите за изменениями в законодательстве и обновляйте внутренние инструкции.
Регулярно обновляйте программное обеспечение и проверяйте его соответствие актуальным требованиям.
Ведите журнал изменений по каждому перевозочному документу.

7. Сопротивление команды и неподготовленность пользователей

Проблема: Для работы с ЭТрН нужны квалифицированные электронные подписи, планшеты или смартфоны для водителей, а главное — обучение сотрудников новым процессам. Это требует времени и вложений. Сотрудники боятся нового интерфейса, не понимают логики процесса или опасаются потери контроля. Водители не готовы работать с КЭП и мобильными приложениями.

Как избежать:

Проводим очные и онлайн-обучения — как для офисных сотрудников, так и для водителей.
Подключаем методичку, видеоинструкции и горячую линию на старте.
Прописываем понятные скрипты действий в нестандартных ситуациях.

Итог

ЭТрН — это не просто цифровая версия бумаги, а полноценный процесс, который требует внимания к деталям, дисциплины и постоянного развития компетенций. Тот, кто подготовится заранее и выстроит процессы без авралов, будет не просто соответствовать закону, а работать быстрее, прозрачнее и заметно эффективнее.

В логистике ценят тех, кто не боится брать ответственность и делать свою работу безупречно. Пусть ваши электронные накладные будут такими же — точными, своевременными и всегда под контролем.